Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả

Quản trị hàng tồn kho tốt là một trong những hoạt động quan trọng giúp Doanh Nghiệp tăng vốn lưu động, giảm thiểu hàng hóa tồn kho, tăng hiệu quả sử dụng vốn cũng như giảm sự lãng phí thất thoát hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị dụng cụ trong kho cùng với việc đảm bảo cập nhật chính xác thông tin tình trạng kho hàng. Xét trên phương diện quản trị và kế toán, họ chỉ quan tâm làm thế nào để bất cứ thời điểm kiểm kê thì chênh lệch sổ sách và tồn kho thực tế là bằng 0 hay nói cách khác tức là việc cập nhật liên tục, kịp thời chính xác tình trạng hàng hóa trong kho, phản ánh đúng thực tế kho hàng.

Điều này dường như là không thể khi kho hàng đủ lớn với nhiều loại hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đa dạng, phức tạp và hoạt động quản lý kho hàng chỉ với phương thức thủ công. Tuy nhiên, không phải là không thể. Để làm được điều này cần phải đảm bảo 4 yếu tố sau:

-          Quy trình xuất – nhập – tồn kho của công ty/DN phải rõ ràng, chi tiết, khoa học

Một quy trình quản lý xuất, nhập, tồn kho càng khoa học, rõ ràng và chi tiết bao nhiêu thì việc vận hành nó sẽ đơn giản và nhanh gọn bấy nhiêu. Để có một quy trình quản lý các hoạt động của kho hàng hiệu quả, hợp lý, rõ ràng, DN cần làm rõ với từng hoạt động xuất, nhập hàng vào kho.

Với hoạt động nhập hàng vào kho cần làm rõ: ai là người đề nghị mua hàng, ai là người kiểm tra, ai phê duyệt, ai thực hiện việc mua hàng, ai chịu trách nhiệm nhập hàng vào kho và ai là người hạch toán ghi sổ.

Với hoạt động xuất kho cần làm rõ: ai là người đề nghị xuất hàng, ai kiểm tra, ai phê duyệt, ai là người xuất kho, ai chịu trách nhiệm giao hàng và công việc hạch toán trên sổ sách sẽ do ai đảm nhiệm?

Trả lời được những câu hỏi đó thì bạn đã có một quy trình quản lý rõ ràng đủ để các công việc diễn ra liên quan đến hoạt động xuất-nhập kho không bị chồng chéo và liên tục, hiệu quả.

-          Quản lý, theo dõi một cách tỷ mỉ và chi tiết nhất

Để đảm bảo việc kiểm tra tình trạng hàng hóa trong kho đáp ứng nhu cầu xuất kho đột xuất của các phòng ban, đơn vị thi công,…hay không? Có cần nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào kho bổ sung hay không? Doanh nghiệp cần phải quản lý danh mục hàng hóa, càng cụ thể, chi tiết bao nhiêu thì càng dễ thống kê, kiểm soát tình trạng đáp ứng của kho hàng bấy nhiêu. Nhờ có việc quản lý, theo dõi một cách tỉ mỉ, chi tiết sẽ giúp hạn chế được tình trạng hàng tồn kho đến han rỉ, hỏng hóc, hao mòn cũng như tình trạng hàng hóa bị thất thoát mà không hề hay biết. Hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ được luân chuyển, bảo quản cẩn thận cũng như được lưu trữ một lượng vừa đủ ở trong kho.

-          Có phần mềm và công cụ hỗ trợ

Với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, xây dựng thi công công trình,…đòi hỏi số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa dự trữ trong kho đủ lớn để đáp ứng nhu cầu đột xuất từ các đơn vị, phòng ban. Đồng thời với sự đa dạng của các hàng hóa, nguyên vật liệu thì việc quản lý thủ công trên sổ sách, excel sẽ rất khó đảm bảo sự chi tiết cũng như tỉ mỉ và sẽ gây khó khăn không nhỏ cho sự quản lý hàng trong kho, đánh giá tình trạng đáp ứng nhu cầu xuất hàng của kho.

Để tháo gỡ khó khăn này, cần một phần mềm chuyên dụng hỗ trợ công tác quản lý kho, quản lý hàng hóa chi tiết đến từng chủng loại, nhóm, danh mục, đơn vị, thuộc tính,…cùng với việc hỗ trợ công tác phân tích, thống kê, tính toán khả năng đáp ứng của kho hàng, giải quyết các yêu cầu nhập, xuất hàng liên tục với số lượng lớn sẽ là một giải pháp tối ưu giúp cho hoạt động quản lý kho hàng của DN nói riêng và toàn bộ hoạt động của các bộ phận liên quan được hoạt động trơn tru, hiệu quả. Hiện nay có rất nhiều phần mềm giúp các thủ kho quản lý kho hàng hiệu quả và thông minh hơn, thông tin xuất nhập kho, xuất báo cáo và tình trạng kho hàng luôn được cập nhật với dữ liệu nhanh đầy đủ và chính xác nhất. Một trong số đó ta có thể kể tới Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver với các tính năng vượt trội như cho phép quản lý nhiều hàng hóa, vật tư với nhiều kho.Kiểm soát sự biến động về số lượng và giá trị nhập, xuất của từng mặt hàng, từng kho, bộ phận, vụ việc, khách hàng, nhà cung cấp... Phần mềm cung cấp đầy đủ các sổ sách quản lý hàng hóa như các sổ tổng hợp, thẻ kho, phiếu nhập, xuất theo mẫu chuẩn của Bộ tài chính. Ngoài ra phần mềm cung cấp phong phú các dạng biểu đồ giúp cho nhà quản lý nắm bắt nhanh sự biến động về nhập xuất theo các mục đích sử dụng. Với những lợi ích mà phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver như trên mình tin quý công ty/anh chị có thể sử dụng một cách hiệu quả cho công tác quản lý kho tại doanh nghiệp của mình.

-          Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự quản lý kho.

Có một quy trình quản lý kho hàng rõ ràng, chi tiết, khoa học; có được hệ thống quản lý hàng hóa chi tiết, tỉ mỉ; có được phần mềm chuyên dụng cho hoạt động quản lý kho nhưng vẫn là chưa đủ để đảm bảo hoạt động quản lý kho sẽ hiệu quả. Lý do đơn giản là con người là nhân tố chính sử dụng và quyết định những yếu tố đó. Người thủ kho, quản lý kho lại thiếu kĩ năng, kinh nghiệm sử dụng phần mềm, tính cách thiếu tỉ mỉ cẩn thận, thao tác chậm chạp,…đều ảnh hưởng đến hoạt động quản lý kho. Nhẹ thì giải quyết chậm chạp ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung của những bộ phận liên quan đến kho hàng. Nghiêm trọng là những vấn đề thất thoát, hàng hóa hỏng hóc, ghi sổ nhầm lẫn, thiếu xót, không cân đối giữa thực tế và sổ sách.

Do đó, một trong những nhân tố chính, quan trọng để đảm bảo giúp DN có một họat động quản lý kho hàng hiệu quả là có được đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, thành thạo những nghiệp vụ xuất/nhập hàng hóa, nguyên vật liệu; sử dụng thành thạo phần mềm; biết cách sắp xếp vị trí hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho khoa học, hợp lý; đảm bảo an toàn, vệ sinh môi trường trong kho bãi; biết cách xây dựng và quản lý mã hàng hóa trong kho cùng với những tính cách cẩn thận, tỉ mỉ phù hợp với một người quản lý kho.

DN đảm bảo được đầy đủ 4 yếu tố trên thì sẽ chắc chắn có một hệ thống quản lý hoạt động kho hàng hiệu quả; thao tác, thời gian giải quyết các thủ tục yêu cầu xuất nhập kho được thực hiện ngay lập tức trên phần mềm, sẽ không còn sự chậm trễ giữa việc chờ chuyển yêu cầu xuất/ nhập kho cần xác nhận phê duyệt của quản lý xuống cho thủ kho hòan thành thủ tục trên giấy tờ, sổ sách cũng như hoạt động xuất nhập kho được giải quyết nhanh gọn hơn, giúp nâng cao năng suất làm việc. Bên cạnh việc kho hàng hóa, vật tư được quản lý tỉ mỉ chi tiết đến từng thuộc tính, đơn vị,…sẽ giảm tình trạng thất thoát, mất mát, hư hao do công tác quản lý kho lỏng lẻo.

Với những kinh nghiệm hữu ích mà mình đã chia sẻ ở trên hy vọng các bạn sẽ có thêm kinh nghiệm trọng công tác quản lý kho một cách hiệu quả và khoa học nhất cho doanh nghiệp của mình.

 NGUỒN SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA