[SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA]
Tài khoản là công cụ giúp kế toán phản ánh ngắn gọn các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày và là cơ sở nền tảng để lập các chứng từ sổ sách, các báo cáo cuối kì của doanh nghiệp.
Tài khoản có nhiều loại khác nhau tuy nhiên nó luôn nằm trong 2 quy luật chính: tăng nợ - giảm có- dư bên nợ hoặc tăng có - giảm nơ- dư bên có. Tuy nhiên có những loại tài khoản nằm ngoài quy luật đó, còn được gọi là tài khoản lưỡng tính.
Đối với kế toán đặc biệt là kế toán mới ra trường thì việc gặp rắc rối khi hạch toán loại tài khoản này là điều không thể tránh khỏi vì thường con người thường có thói quen làm theo quán tính khi gặp một vài điều ngược lại ta thường bị nhầm lẫn.
Bài viết này tôi xin chia sẻ với các bạn một số mẹo hay và đơn giản giúp các bạn hạch toán chính xác tài khoản này.
Thứ nhất, chúng ta không nên bị “đánh lừa” bởi tên tài khoản, ví dụ như nhóm tài khoản thanh toán với khách hàng hoặc người bán thực chất phải có tên là “Thanh toán với đối tượng xxx”, ví dụ như tài khoản 131- Thanh toán với khách hàng, tài khoản 331 – Thanh toán với người bán … Như vậy trong thanh toán với đối tượng khách hàng tồn tại cả nợ phải thu và nợ phải trả là thường xuyên và đương nhiên, tương tự đối với thanh toán với nhà cung cấp hoặc đối tượng khác cũng như vậy.
Thứ hai, trên tài khoản tổng hợp theo dõi toàn bộ các khoản thanh toán với tất cả các đối tượng khách hàng, thì khi khoá sổ chỉ tồn tại một số dư mà thôi, cụ thể với tài khoản 131- Thanh toán với khách hàng là số dư sau khi đã bù trừ giữa nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả khách hàng (khách hàng trả thừa hoặc khách hàng ứng trước tiền). Nguyên tắc bù trừ áp dụng khi lập Báo cáo tài chính để giúp cho ra thông tin trung thực và minh bạch nhất có thể; trong khi công dụng của tài khoản tổng hợp theo dõi công nợ khách hàng là đưa ra cái nhìn bao quát chung tình hình chiếm dụng vốn hoặc bị chiếm dụng vốn trong thanh toán với tất cả khách hàng nên việc bù trừ là có thể chấp nhận được. Hơn nữa, người sử dụng thông tin kế toán chưa thể và không cần nhìn trên tài khoản tổng hợp để ra quyết định kinh tế
Thứ ba, việc ghi trên sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái tài khoản 131- Thanh toán với khách hàng) và ghi trên sổ kế toán chi tiết (từng Sổ chi tiết tài khoản 131- Thanh toán với khách hàng theo đối tượng khách hàng) diễn ra song hành. Tức là khi có nghiệp vụ phát sinh, căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi kép vào hệ thống sổ tổng hợp và ghi đơn vào sổ chi tiết đối tượng tương ứng.
Thứ tư, cuối kỳ khi tiến hành khoá sổ kế toán, việc tính toán diễn ra độc lập ở từng loại sổ, và trên mỗi sổ phản ánh tài khoản dù là tổng hợp hay chi tiết chỉ tồn tại một số dư ở một bên theo nguyên lý chung hạch toán kế toán là chênh lệch giữa tổng tiền bên Nợ và tổng tiền bên Có (không phân biệt số dư đầu kỳ hay phát sinh trong kỳ)
Thứ năm, sau khi khoá sổ cần lập Bảng chi tiết số phát sinh tài khoản để kiểm tra đối chiếu giữa việc ghi chép trên các tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp, phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời. Số liệu tại dòng tổng cộng của Bảng này được đối chiếu với số liệu tổng cộng phát sinh và tính số dư cuối kỳ trên tài khoản tổng hợp xem có phù hợp hay không
Thứ sáu, cuối kỳ để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản tổng hợp và lấy căn cứ để xây dựng các Báo cáo tài chính, kế toán cần lập Bảng đối chiếu số phát sinh trong tháng của tất cả các tài khoản kế toán tổng hợp, bảng này chính là Bảng cân đối tài khoản, và số liệu để vào bảng này lấy từ tài khoản tổng hợp như: TK 131- Thanh toán với khách hàng hoặc tài khoản 331 – Thanh toán với người bán
Thứ bảy, để lập Bảng cân đối kế toán mà không vi phạm nguyên tắc bù trừ, số liệu liên quan đến nhóm tài khoản lưỡng tính phải lấy từ tài khoản chi tiết. mà theo quan điểm của tác giả là có thể sử dụng Bảng chi tiết số phát sinh sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra đối chiếu giữa ghi chép vào tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. Như vậy, khi lập Bảng này kế toán cần lưu ý tại dòng tổng cộng là số liệu cộng theo cột của tất cả các đối tượng, vì thế dòng tổng cộng cột “Số dư đầu kỳ” hoặc “Số dư cuối kỳ” có thể có cả 2 bên Nợ và Có. Khi đối chiếu với tài khoản tổng hợp phải bù trừ số liệu của 2 bên.
