Phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel

(Phù hợp cho các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, XDCB nhỏ và vừa và các cửa hàng kinh doanh...)

Phiên bản mới nhất: A-Excel 5.5.056 - ngày 01/03/2016

Áp dụng thông tư mới nhất về Thuế , BCTC 2015

Phần mềm kế toán dễ dùng, chính xác, tùy chỉnh cao, mức phí thấp, nâng cấp hàng năm, làm kế toán cho nhiều công ty trong cùng một máy tính không tính thêm phí, hỗ trợ !

Video hướng dẫn làm kế toán trên phần mềm kế toán A-Excel

DOWNLOAD - Tải về dùng thử. Tư vấn sử dụng phần mềm Tel: 043.791.7200 - 0976.955.733

Một số thông tin chính về phần mềm kế toán A-Excel

• Được lập trình bằng ngôn ngữ VB6, Delphi, truy vấn CSDL bằng ngôn ngữ T-SQL đảm bảo chạy nhanh và linh hoạt. Chạy tự động gần như tất cả các khâu của kế toán
• Dùng Microsoft Excel là môi trường nhập dữ liệu (danh mục, chứng từ) rất dễ dùng, thân thiện.
• 100% Hệ thống báo cáo lập và xuất ra Excel. Thuận tiện cho nhu cầu chế biến, chỉnh sửa trước khi in hoặc mang sang máy tính khác,...
• Chỉ cần nhập danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, vật tư, các loại chứng từ, các việc còn lại phần mềm tự động làm như, kết chuyển thuế, kết chuyển  cuối kỳ, xác định KQKD, báo cáo thuế, báo cáo tài chính,...
• Điều tra nguồn gốc của các chỉ tiêu đối tượng dễ dàng (Drill Down). Từ sổ tổng hợp mở ra->Sổ chi tiết của đối tượng->từ sổ chi tiết mở ra Chứng từ gốc, từ chứng từ gốc tìm ra bộ chứng từ có liên quan đến nhau.
• Hoạt động ổn định, chính xác, không phát sinh lỗi.
• Một máy tính cho phép làm kế toán cho nhiều công ty, không phải trả thêm phí bản quyền. Rất phù hợp cho các khách hàng làm dịch vụ kế toán. Phần mêm đang được tin dùng bới hàng 1000 cá nhân và công ty đang làm dịch vụ kế toán thuế.
• Phù hợp cho các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, XDCB nhỏ và vừa và các cửa hàng kinh doanh.
• Sổ kế toán làm theo hình thức NKC (có thể theo một hình thức khác nếu DN yêu cầu).
• Các báo cáo thuế tương thích với phần mềm HTKK mới nhất (có thể Import/nhập tự động dữ liệu vào chương trình HTKK).
• Quản lý công nợ theo khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên.
• Quản lý theo vụ việc, hợp đồng.
• Quản lý nhập xuất tồn theo nhiều kho.
• Cung cấp hệ thống báo cáo về doanh thu theo các cấp.
• Lập sổ theo các loại tiền tệ.
• Trong mỗi báo cáo đều cho phép tìm kiếm và trích lọc dữ liệu một cách linh động.
• Cho phép người dùng tự tạo báo cáo. Nếu người dùng được đào tạo tốt về kỹ thuật này thì có thể tự tạo toàn bộ các báo cáo mà không cần đến nhà cung cấp phần mềm.
• Cho phép tự tạo mẫu chứng từ để in. Tạo mẫu hóa đơn mua, bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất mà không cần can thiệp bởi người lập trình.
• Cho phép tổ chức nhóm làm việc, phân quyền người dùng.
• Các nghiệp vụ kế toán được thể hiện trên các mẫu chứng từ, thể hiện tính tự động hóa cao, kiểm tra tính hợp lệ của một chứng từ trước khi cho ghi sổ.
• Cung cấp các công cụ hỗ trợ trong tính toán.
• Chương trình sử dụng font chữ Unicode.
• Và còn rất nhiều tính năng hữu ích khác!

Quy tắc sử dụng (theo trình tự)

1. Nhập thông tin về doanh nghiệp. Các tham số hệ thống.
2. Tạo mã trong các danh mục, như: danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng,...
3. Nhập các chứng từ (nghiệp vụ phát sinh) theo các mẫu nhập trong phần mềm. Quá trình nhập chứng là việc ghi lại các thông tin về giao dịch và định khoản kế toán, việc định khoản có thể tự động hoặc bạn tự thay đổi. Các chứng từ đi cùng có thể tự động sinh ra như phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi.

Ví dụ: Nhập hóa đơn mua hàng thanh toán ngay
Chương trình sẽ tạo cho bạn 3 chứng từ:

• Chứng từ mua hàng (CT Thuế)
• Phiếu nhập kho
• Phiếu chi

Tất cả hệ thống các sổ nhật ký, sổ chi tiết, sổ tổng hợp , báo cáo thuế, báo cáo tài chính chương trình tự động thực hiện cho bạn!
Ưu điểm nổi bật của phần mềm kế toán A-Excel là

• Rất dễ dùng (một người bán hàng thuần túy sử dụng PM A-Excel mà không biết rằng mình đã đang làm nghiệp vụ kế toán ).
• Linh động, tùy biến cao
• 100% báo cáo trên Excel
• Tự động hóa cao trong nhập liệu
• Quản lý chặt chẽ người dùng
• Một máy cho phép làm kế toán cho nhiều công ty, rất phù hợp cho những người làm về dịch vụ kế toán

Phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel - Chi phí thấp! Hiệu quả cao!

DOWNLOAD

Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver

BS Silver - Phần mềm quản lý kho, cho phép quản lý nhiều hàng hóa, vật tư với nhiều kho.Kiểm soát sự biến động về số lượng và giá trị nhập, xuất của từng mặt hàng, từng kho, bộ phận, vụ việc, khách hàng, nhà cung cấp...

Phần mềm thực hiện theo chuẩn mực kế toán, tương thích hoàn toàn với phần mềm kế toán củaBLUESOFTS, ứng dụng nhiều phương pháp tính giá xuất kho phổ biến như: Bình quân liên hoàn, FIFO(nhập trước, xuất trước), LIFO (Nhập sau, xuất trước) và phương pháp thực tế đích danh.

Phần mềm cung cấp đầy đủ các sổ sách quản lý hàng hóa như các sổ tổng hợp, thẻ kho, phiếu nhập, xuất theo mẫu chuẩn của Bộ tài chính. Ngoài ra phần mềm cung cấp phong phú các dạng biểu đồ giúp cho nhà quản lý nắm bắt nhanh sự biến động về nhập xuất theo các mục đích sử dụng.

Phần mềm cho phép chạy qua mạng LAN và Internet, vì vậy nhiều người (có thể hàng trăm người) có thể cùng kết nối chung vào CSDL để làm việc. Phần mềm quản trị người dùng chặt chẽ nhờ cơ chế phân quyền chi tiết theo từng nhóm người truy cập.

THÔNG TIN HỆ THỐNG

• Phần mềm sử dụng font chữ Unicode
• Hệ quản trị CSDL là MySQL Server
• Kết nối qua mạng LAN và Internet.
• Chạy trên các HĐH Windows 32, 64-bit : Windows XP, Vista, 7, 8, Server2003, Server2008, 2012
• Các máy khách có thể không cần phải cài đặt phần mềm. Phần mềm chạy độc lập.

CÁC CHỨC NĂNG VÀ TÍNH NĂNG CHÍNH

(50% tính năng được hoàn thiện theo đơn đặt hàng từ Công ty SUMITOMO của Nhật Bản)

• Quản lý hàng hóa, vật tư theo nhóm, vị trí trong kho.
• Quản lý hàng hóa theo nhà cung cấp, khách hàng, bộ phận, nhân viên, vụ việc.
• Kiểm soát người dùng chặt chẽ nhờ phân quyền chi tiết theo từng chức năng.
• Thực hiện tính giá xuất kho theo chuẩn của hệ thống kế toán: FIFO, LIFO, AVG - Bình quân liên hoàn, Thực tế đích danh.
• Hạch toán với nhiều loại tiền tệ.
• Các thiết lập về định dạng số, tiền tệ, ngày tháng độc lập với hệ điều hành.
• Cho phép ghi sổ các loại nghiệp vụ liên quan đến kho như:
  - Nhập kho - Mua
  - Nhập kho nội bộ
  - Xuất kho - Trả lại hàng mua
  - Xuất kho - Bán.
  - Xuất kho nội bộ
  - Nhập - Hàng xuất bị trả lại
  - Điều chuyển kho
• Quản lý hàng hóa vật tư theo lô, hạn sử dụng
• Quản lý hàng theo đa đơn vị tính (nhập, xuất với các đơn vị đo khác nhau), cho phép quy đổi về đơn vị bất kỳ theo nhiều cấp. Ví dụ: tấn->tạ->yến->kg->g
• Tích hợp với máy kiểm kê giúp cho việc kiểm kho cuối kỳ nhanh gọn và chính xác.
• Các phiếu nhập, xuất, bán hàng tích hợp máy quét mã vạch giúp việc gọi hàng hoá vật tư nhanh và chính xác.
• Tự động cảnh báo khi hàng tồn trong kho hết hoặc số lượng tồn dưới mức tối thiểu.
• Hỗ trợ công cụ tìm kiếm trong các màn hình danh mục, chứng từ.
• Phần mềm cho phép quản lý hàng hóa cho nhiều công ty trên cùng một máy tính.
• Cho phép sao lưu và khôi phục CSDL.
• Cho phép nhập tự động danh mục hàng hóa, số dư đầu kỳ từ tệp Excel.
• Quản lý hàng hóa theo mã vạch
• Hàng quản lý theo vị trí
• Cho phép xuất dữ liệu ra tệp với nhiều định dạng: Excel, PDF, Word, HTML, XML,...
• Cung cấp các báo cáo chi tiết theo từng mã hàng (thẻ kho), vụ việc, từng bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp theo dạng bảng và biểu đồ.
• Cung cấp các báo cáo tổng hợp xuất- nhập - tồn theo kho, theo khách hàng.
• Hệ thống báo cáo được lọc theo ngày, tháng, quý, năm và lọc theo các đối tượng khác nhau như: mã hàng, kho, vụ việc, bộ phận, khách hàng.
• Phần mềm làm việc với nhiều cửa sổ, các cửa sổ được xếp theo dạng tab giống như các trình duyệt WebFirefox, Internet Explorer.

MỘT SỐ HÌNH ẢNH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO BS SILVER

(Các chức năng chính của hệ thống phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver)

(Phần mềm quản lý kho tích hợp máy kiểm kê, in mã vạch cho các hàng hóa vật tư)

(Hệ thống báo cáo kho kết xuất ra các định dạng Excel, Word, PDF, HTML,...)

(Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver cung cấp đầy đủ các báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn, theo chủng loại, theo lô, hạn sử dụng, theo vụ việc,...)

(Hệ thống được bảo mật theo cách phân quyền chặt chẽ tính chất đa cấp của quyền được cấp mỗi nhóm user)

Bluesofts tự hào cung cấp một giải pháp quản lý kho chuyên nghiệp và toàn diện cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, với đa dạng chủng loại vật tư, hàng hóa. Chúng tôi tự tin khẳng định chất lượng và uy tín hàng đầu tại Việt Nam với phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver.

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn đặt in lần đầu - lần 2

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn đặt in lần đầu - lần 2

Doanh nghiệp trước khi sử dụng hoá đơn cho việc bán hàng hoá, dịch vụ phải lập và gửi Thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Chú ý: đối với các công ty kê khai tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng - mua của chi cục thuế nên không phải làm thông báo phát hành hóa đơn.

1. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn đặt in lần 1:

- Hồ sơ bao gồm:

+ Mẫu số TB01/AC -  Ban hành kèm theo Thông tư 26/2015/TT-BTC).

+ Hoá đơn mẫu.

- Số lượng: 3 bản

- Thời hạn: Thông báo phát hành hóa đơn và hoá đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Kế toán chú ý: nhớ điền số điện thoại trên mẫu TB01/AC để trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. DN có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới (Mẫu: TB04/AC).

Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn. Hoá đơn mẫu kèm thông báo phát hành để gửi cơ quan Thuế và để niêm yết tại các cơ sở sử dụng bán hàng hoá, dịch vụ là liên giao cho người mua hàng.

2. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn đặt in lần 2:

Trường hợp DN khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

- Mà chỉ cần gửi mẫu TB01/AC chậm nhất 5 ngày trước khi sử dụng.

3. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn các trường hợp khác:

- Đối với các số hoá đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hoá đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hoá đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39).

- Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn, gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39) và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng). Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ hoá đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

- Trường hợp tổ chức khi thay đổi tên, địa chỉ thông báo phát hành số lượng hoá đơn còn tiếp tục sử dụng không có hoá đơn mẫu hoặc các chi nhánh trực thuộc sử dụng chung mẫu hoá đơn với trụ sở chính khi thông báo phát hành hoá đơn không đủ hoá đơn mẫu thì được sử dụng 01 số hóa đơn đầu tiên sử dụng theo tên, địa chỉ mới hoặc được phân bổ để làm hoá đơn mẫu. Trên hóa đơn dùng làm mẫu gạch bỏ số thứ tự đã in sẵn và đóng chữ “Mẫu” để làm hóa đơn mẫu. Các hóa đơn dùng làm hóa đơn mẫu không phải thực hiện thông báo phát hành (không kê khai vào số lượng hóa đơn phát hành tại Thông báo phát hành hóa đơn)

- Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hoá đơn.
Xem thêm: 

- Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả

- Cách xử lý hóa đơn hàng bán bị trả lại

SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA

Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả

Quản trị hàng tồn kho tốt là một trong những hoạt động quan trọng giúp Doanh Nghiệp tăng vốn lưu động, giảm thiểu hàng hóa tồn kho, tăng hiệu quả sử dụng vốn cũng như giảm sự lãng phí thất thoát hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị dụng cụ trong kho cùng với việc đảm bảo cập nhật chính xác thông tin tình trạng kho hàng. Xét trên phương diện quản trị và kế toán, họ chỉ quan tâm làm thế nào để bất cứ thời điểm kiểm kê thì chênh lệch sổ sách và tồn kho thực tế là bằng 0 hay nói cách khác tức là việc cập nhật liên tục, kịp thời chính xác tình trạng hàng hóa trong kho, phản ánh đúng thực tế kho hàng.

Điều này dường như là không thể khi kho hàng đủ lớn với nhiều loại hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đa dạng, phức tạp và hoạt động quản lý kho hàng chỉ với phương thức thủ công. Tuy nhiên, không phải là không thể. Để làm được điều này cần phải đảm bảo 4 yếu tố sau:

-          Quy trình xuất – nhập – tồn kho của công ty/DN phải rõ ràng, chi tiết, khoa học

Một quy trình quản lý xuất, nhập, tồn kho càng khoa học, rõ ràng và chi tiết bao nhiêu thì việc vận hành nó sẽ đơn giản và nhanh gọn bấy nhiêu. Để có một quy trình quản lý các hoạt động của kho hàng hiệu quả, hợp lý, rõ ràng, DN cần làm rõ với từng hoạt động xuất, nhập hàng vào kho.

Với hoạt động nhập hàng vào kho cần làm rõ: ai là người đề nghị mua hàng, ai là người kiểm tra, ai phê duyệt, ai thực hiện việc mua hàng, ai chịu trách nhiệm nhập hàng vào kho và ai là người hạch toán ghi sổ.

Với hoạt động xuất kho cần làm rõ: ai là người đề nghị xuất hàng, ai kiểm tra, ai phê duyệt, ai là người xuất kho, ai chịu trách nhiệm giao hàng và công việc hạch toán trên sổ sách sẽ do ai đảm nhiệm?

Trả lời được những câu hỏi đó thì bạn đã có một quy trình quản lý rõ ràng đủ để các công việc diễn ra liên quan đến hoạt động xuất-nhập kho không bị chồng chéo và liên tục, hiệu quả.

-          Quản lý, theo dõi một cách tỷ mỉ và chi tiết nhất

Để đảm bảo việc kiểm tra tình trạng hàng hóa trong kho đáp ứng nhu cầu xuất kho đột xuất của các phòng ban, đơn vị thi công,…hay không? Có cần nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào kho bổ sung hay không? Doanh nghiệp cần phải quản lý danh mục hàng hóa, càng cụ thể, chi tiết bao nhiêu thì càng dễ thống kê, kiểm soát tình trạng đáp ứng của kho hàng bấy nhiêu. Nhờ có việc quản lý, theo dõi một cách tỉ mỉ, chi tiết sẽ giúp hạn chế được tình trạng hàng tồn kho đến han rỉ, hỏng hóc, hao mòn cũng như tình trạng hàng hóa bị thất thoát mà không hề hay biết. Hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ được luân chuyển, bảo quản cẩn thận cũng như được lưu trữ một lượng vừa đủ ở trong kho.

-          Có phần mềm và công cụ hỗ trợ

Với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, xây dựng thi công công trình,…đòi hỏi số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa dự trữ trong kho đủ lớn để đáp ứng nhu cầu đột xuất từ các đơn vị, phòng ban. Đồng thời với sự đa dạng của các hàng hóa, nguyên vật liệu thì việc quản lý thủ công trên sổ sách, excel sẽ rất khó đảm bảo sự chi tiết cũng như tỉ mỉ và sẽ gây khó khăn không nhỏ cho sự quản lý hàng trong kho, đánh giá tình trạng đáp ứng nhu cầu xuất hàng của kho.

Để tháo gỡ khó khăn này, cần một phần mềm chuyên dụng hỗ trợ công tác quản lý kho, quản lý hàng hóa chi tiết đến từng chủng loại, nhóm, danh mục, đơn vị, thuộc tính,…cùng với việc hỗ trợ công tác phân tích, thống kê, tính toán khả năng đáp ứng của kho hàng, giải quyết các yêu cầu nhập, xuất hàng liên tục với số lượng lớn sẽ là một giải pháp tối ưu giúp cho hoạt động quản lý kho hàng của DN nói riêng và toàn bộ hoạt động của các bộ phận liên quan được hoạt động trơn tru, hiệu quả. Hiện nay có rất nhiều phần mềm giúp các thủ kho quản lý kho hàng hiệu quả và thông minh hơn, thông tin xuất nhập kho, xuất báo cáo và tình trạng kho hàng luôn được cập nhật với dữ liệu nhanh đầy đủ và chính xác nhất. Một trong số đó ta có thể kể tới Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver với các tính năng vượt trội như cho phép quản lý nhiều hàng hóa, vật tư với nhiều kho.Kiểm soát sự biến động về số lượng và giá trị nhập, xuất của từng mặt hàng, từng kho, bộ phận, vụ việc, khách hàng, nhà cung cấp... Phần mềm cung cấp đầy đủ các sổ sách quản lý hàng hóa như các sổ tổng hợp, thẻ kho, phiếu nhập, xuất theo mẫu chuẩn của Bộ tài chính. Ngoài ra phần mềm cung cấp phong phú các dạng biểu đồ giúp cho nhà quản lý nắm bắt nhanh sự biến động về nhập xuất theo các mục đích sử dụng. Với những lợi ích mà phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver như trên mình tin quý công ty/anh chị có thể sử dụng một cách hiệu quả cho công tác quản lý kho tại doanh nghiệp của mình.

-          Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự quản lý kho.

Có một quy trình quản lý kho hàng rõ ràng, chi tiết, khoa học; có được hệ thống quản lý hàng hóa chi tiết, tỉ mỉ; có được phần mềm chuyên dụng cho hoạt động quản lý kho nhưng vẫn là chưa đủ để đảm bảo hoạt động quản lý kho sẽ hiệu quả. Lý do đơn giản là con người là nhân tố chính sử dụng và quyết định những yếu tố đó. Người thủ kho, quản lý kho lại thiếu kĩ năng, kinh nghiệm sử dụng phần mềm, tính cách thiếu tỉ mỉ cẩn thận, thao tác chậm chạp,…đều ảnh hưởng đến hoạt động quản lý kho. Nhẹ thì giải quyết chậm chạp ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung của những bộ phận liên quan đến kho hàng. Nghiêm trọng là những vấn đề thất thoát, hàng hóa hỏng hóc, ghi sổ nhầm lẫn, thiếu xót, không cân đối giữa thực tế và sổ sách.

Do đó, một trong những nhân tố chính, quan trọng để đảm bảo giúp DN có một họat động quản lý kho hàng hiệu quả là có được đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, thành thạo những nghiệp vụ xuất/nhập hàng hóa, nguyên vật liệu; sử dụng thành thạo phần mềm; biết cách sắp xếp vị trí hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho khoa học, hợp lý; đảm bảo an toàn, vệ sinh môi trường trong kho bãi; biết cách xây dựng và quản lý mã hàng hóa trong kho cùng với những tính cách cẩn thận, tỉ mỉ phù hợp với một người quản lý kho.

DN đảm bảo được đầy đủ 4 yếu tố trên thì sẽ chắc chắn có một hệ thống quản lý hoạt động kho hàng hiệu quả; thao tác, thời gian giải quyết các thủ tục yêu cầu xuất nhập kho được thực hiện ngay lập tức trên phần mềm, sẽ không còn sự chậm trễ giữa việc chờ chuyển yêu cầu xuất/ nhập kho cần xác nhận phê duyệt của quản lý xuống cho thủ kho hòan thành thủ tục trên giấy tờ, sổ sách cũng như hoạt động xuất nhập kho được giải quyết nhanh gọn hơn, giúp nâng cao năng suất làm việc. Bên cạnh việc kho hàng hóa, vật tư được quản lý tỉ mỉ chi tiết đến từng thuộc tính, đơn vị,…sẽ giảm tình trạng thất thoát, mất mát, hư hao do công tác quản lý kho lỏng lẻo.

Với những kinh nghiệm hữu ích mà mình đã chia sẻ ở trên hy vọng các bạn sẽ có thêm kinh nghiệm trọng công tác quản lý kho một cách hiệu quả và khoa học nhất cho doanh nghiệp của mình.

 NGUỒN SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA

Kinh nghiệm quản lý nghiệp vụ kho hàng.

Quản lý nghiệp vụ kho hàng là công việc tập trung giải quyết các nghiệp vụ bố trí, định vị kho, sắp xếp kệ chứa hàng, hàng hóa; các phương thức bảo quản hàng hóa, quy trình hóa nghiệp vụ nhập, xuất, và tổ chức quản lý sổ sách hàng hóa trong kho bãi. 

Sự chuyên nghiệp trong quản lí kho hàng góp phần hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình dự trữ, mô hình tiêu thụ, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí kho, có quyết định kịp thời đối với hàng chậm luân chuyển trong kho.

1. Lưu ý về kinh nghiệm thực tế được đúc rút

- Thủ kho phải lập sơ đồ kho thông qua hệ thống kệ chứa hàng, phân bổ chủng loại hàng hóa theo từng vị trí để hàng và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hoá mới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ hệ thống nhà kho (sơ đồ kho phải ghi rõ ngày cập nhật).

Khi  xuất nhập hàng 

+ Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập / xuất hàng theo đúng quy định.

+ Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.

+ Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.

Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn

+ Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu ghi chú trên các kệ chứa hàng

+ Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm.

+ Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.

Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

+ Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu.

+ Nếu số lượng hàng hóa xuất / nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.

+ Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày.

Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho

+ Định kỳ theo kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn hàng.

+ Theo dõi quá trình nhập hàng thông qua phiếu ghi chú trên giá kệ hàng, đôn đốc việc mua hàng.

+ Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng.

Sắp xếp hàng hóa trong kho

+ Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho.

+ Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…

+ Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa.

Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho

+ Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.

+ Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out)

Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho

+ Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho.

+ Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các giá kệ chứa hàng tránh kệ bị gãy đổ…

2. Một số sai lầm thường gặp phải trong quản lí hàng tồn kho 

Chúng tôi xin đề cập đến một số sai lầm mà các DN thường xuyên mắc phải trong hoạt động quản lý hàng tồn kho của DN mình.

Không xác định định mức tồn kho định kì.

Định mức hàng tồn trong nhà kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh của DN diễn ra liên tục, không bị gián đoạn bằng các hế thống báo cáo từ tổng hợp đến chi tiết.

Nếu DN chỉ quản lý xuất, nhập hàng hóa trong kho một cách đơn thuần mà không có kế hoạch tính toán, chuẩn bị cho lượng hàng hóa/vật tư định mức cần thiết tồn trong kho để đối phó với những tình huống bất ngờ thì DN sẽ có nguy cơ đối mặt với việc bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh hoặc công việc kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng tồn nhà kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của DN cũng như làm tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng,…để lưu trữ hang hóa.

Không sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học

Hàng hóa được sắp xếp khoa học trên các giá kệ hàng là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Những hàng hóa được sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để ở vị trí gần với cửa ra vào và ngược lại. Có được cách sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách lẫn trong kho bãi.

Không kiểm kê hàng hóa vật tư định kì thường xuyên

Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất của nhiều người quản lý kho hàng khi số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho quá lớn và không được sắp xếp khoa học thì việc kiểm tra, thống kê lại càng khó khăn hơn. Công tác kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xuyên là một hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay không? Và cũng là một hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa/vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý.

Không dành thời gian tìm hiểu hết các tính năng của phần mềm, cũng như đầu tư phần mềm phù hợp với công ty.

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì phải kết hợp nhiều cách với nhau: 

- Chi tiết hàng hóa đến mức có thể, càng chi tiết càng tốt.

- Hệ thống nội bộ nên tự kiểm soát lẫn nhau. Hàng nhập và hàng bán sẽ được sự theo dõi độc lập của kế toán, thủ kho, bán hàng, và kinh doanh (nếu có).

- Thường xuyên kiểm kê và kiểm kê bất chợt.

- Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để kiểm kê nhanh và chính xác...

Sử dụng phần mềm bán hàng hỗ trợ kiểm kho là một trong những cách giúp đơn giản hóa công tác quản lý hàng hóa của các doanh nghiệp. Phần mềm bán hàng, quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver là một trong những phần mềm quản lý kho, bán hàng chú trọng công tác quản lý kho hàng. Phần mềm dễ dàng kết nối với máy đọc mã vạch, tốc độ xử lý giao dịch nhanh giúp các cửa hàng thời trang giảm thiểu tối đa thời gian kiểm kho. Hiện nay, phần mềm còn kết nối và sử dụng với các loại máy đọc mã vạch không dây giúp nhân viên khó có thể di chuyển đến mọi ngóc ngách và thao tác một cách nhanh chóng, đơn giản và tiết kiệm thời gian. 

DOWNLOAD PHẦNMỀM BS SIVER

NGUỒN SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA