Kinh nghiệm quản lý nghiệp vụ kho hàng.

Quản lý nghiệp vụ kho hàng là công việc tập trung giải quyết các nghiệp vụ bố trí, định vị kho, sắp xếp kệ chứa hàng, hàng hóa; các phương thức bảo quản hàng hóa, quy trình hóa nghiệp vụ nhập, xuất, và tổ chức quản lý sổ sách hàng hóa trong kho bãi. 

Sự chuyên nghiệp trong quản lí kho hàng góp phần hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình dự trữ, mô hình tiêu thụ, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí kho, có quyết định kịp thời đối với hàng chậm luân chuyển trong kho.

1. Lưu ý về kinh nghiệm thực tế được đúc rút

- Thủ kho phải lập sơ đồ kho thông qua hệ thống kệ chứa hàng, phân bổ chủng loại hàng hóa theo từng vị trí để hàng và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hoá mới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ hệ thống nhà kho (sơ đồ kho phải ghi rõ ngày cập nhật).

Khi  xuất nhập hàng 

+ Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập / xuất hàng theo đúng quy định.

+ Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.

+ Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.

Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn

+ Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu ghi chú trên các kệ chứa hàng

+ Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm.

+ Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.

Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

+ Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu.

+ Nếu số lượng hàng hóa xuất / nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.

+ Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày.

Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho

+ Định kỳ theo kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn hàng.

+ Theo dõi quá trình nhập hàng thông qua phiếu ghi chú trên giá kệ hàng, đôn đốc việc mua hàng.

+ Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng.

Sắp xếp hàng hóa trong kho

+ Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho.

+ Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…

+ Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa.

Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho

+ Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.

+ Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out)

Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho

+ Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho.

+ Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các giá kệ chứa hàng tránh kệ bị gãy đổ…

2. Một số sai lầm thường gặp phải trong quản lí hàng tồn kho 

Chúng tôi xin đề cập đến một số sai lầm mà các DN thường xuyên mắc phải trong hoạt động quản lý hàng tồn kho của DN mình.

Không xác định định mức tồn kho định kì.

Định mức hàng tồn trong nhà kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh của DN diễn ra liên tục, không bị gián đoạn bằng các hế thống báo cáo từ tổng hợp đến chi tiết.

Nếu DN chỉ quản lý xuất, nhập hàng hóa trong kho một cách đơn thuần mà không có kế hoạch tính toán, chuẩn bị cho lượng hàng hóa/vật tư định mức cần thiết tồn trong kho để đối phó với những tình huống bất ngờ thì DN sẽ có nguy cơ đối mặt với việc bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh hoặc công việc kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng tồn nhà kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của DN cũng như làm tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng,…để lưu trữ hang hóa.

Không sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học

Hàng hóa được sắp xếp khoa học trên các giá kệ hàng là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Những hàng hóa được sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để ở vị trí gần với cửa ra vào và ngược lại. Có được cách sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách lẫn trong kho bãi.

Không kiểm kê hàng hóa vật tư định kì thường xuyên

Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất của nhiều người quản lý kho hàng khi số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho quá lớn và không được sắp xếp khoa học thì việc kiểm tra, thống kê lại càng khó khăn hơn. Công tác kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xuyên là một hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay không? Và cũng là một hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa/vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý.

Không dành thời gian tìm hiểu hết các tính năng của phần mềm, cũng như đầu tư phần mềm phù hợp với công ty.

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì phải kết hợp nhiều cách với nhau: 

- Chi tiết hàng hóa đến mức có thể, càng chi tiết càng tốt.

- Hệ thống nội bộ nên tự kiểm soát lẫn nhau. Hàng nhập và hàng bán sẽ được sự theo dõi độc lập của kế toán, thủ kho, bán hàng, và kinh doanh (nếu có).

- Thường xuyên kiểm kê và kiểm kê bất chợt.

- Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để kiểm kê nhanh và chính xác...

Sử dụng phần mềm bán hàng hỗ trợ kiểm kho là một trong những cách giúp đơn giản hóa công tác quản lý hàng hóa của các doanh nghiệp. Phần mềm bán hàng, quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver là một trong những phần mềm quản lý kho, bán hàng chú trọng công tác quản lý kho hàng. Phần mềm dễ dàng kết nối với máy đọc mã vạch, tốc độ xử lý giao dịch nhanh giúp các cửa hàng thời trang giảm thiểu tối đa thời gian kiểm kho. Hiện nay, phần mềm còn kết nối và sử dụng với các loại máy đọc mã vạch không dây giúp nhân viên khó có thể di chuyển đến mọi ngóc ngách và thao tác một cách nhanh chóng, đơn giản và tiết kiệm thời gian. 

DOWNLOAD PHẦNMỀM BS SIVER

NGUỒN SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA