Tại sao doanh nghiệp của bạn cần sở hữu phần mềm quản lý hàng tồn kho?

Tại sao doanh nghiệp của bạn cần sở hữu phần mềm quản lý hàng tồn kho?

Vấn đề hàng tồn kho luôn là nỗi đau đầu của các doanh nghiệp Việt. Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, do đó cần có cách thức quản lý phù hợp. Hiện nay rất nhiều đơn vị, đặc biệt là những cửa hàng, đại lý nhỏ lẻ truyền thống chỉ áp dụng cách thức quản lý thủ công với nhiều thao tác phức tạp vừa tốn thời gian vừa không mang đến hiệu quả cao dẫn đến việc không thể kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập xuất kho. Khi công nghệ phát triển cùng xu hướng cạnh tranh trên thị trường ngày càng cao, việc áp dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho là yếu tố tiên quyết nếu doanh nghiệp muốn đứng vững, không bị đối thủ vượt mặt. Vậy lựa chọn phần mềm nào là hợp lý? Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho mang lại lợi ích gì? Trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn.

Những vấn đề chính trong quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất…  Nếu hàng tồn kho quá ít, không đủ cung thì doanh số bán hàng sẽ giảm, khách hàng sẽ không đủ kiên nhẫn để chờ đợi dẫn đến việc họ tìm đến đối thủ. Tuy nhiên nếu số lượng trên quá lớn thì càng tồi tệ bởi ngoài việc hàng hóa dự trữ lâu sẽ hư hỏng, hao hụt thì chi phí tồn trữ, bảo vệ lại càng lớn hơn. Bên cạnh đó việc quản lý hàng tồn kho theo hình thức thủ công mang lại khá nhiều phiền toái như:

– Không thể tính toán chính xác số lượng hàng tồn kho, đặc biệt với doanh nghiệp kinh doanh theo chuỗi, có quá nhiều cơ sở khác nhau

– Không kiểm tra chính xác được thời gian sử dụng của sản phẩm. Trên thực tế rất nhiều hàng hóa quá hạn sử dụng được cất giữ lâu ngày mà chủ cửa hàng không biết.

Mô hình quản lý hàng tồn kho

Quản lý nhiều loại hàng khác nhau trong cùng một địa điểm không dễ dàng. Tại Việt Nam hầu hết các đại lý, cửa hàng đều kinh doanh nhiều sản phẩm cùng một lúc dẫn đến tình trạng không nắm rõ thông tin sản phẩm.

Bên cạnh đó là nỗi lo về sự trung thực của nhân viên trong quá trình bán hàng. Nhiều doanh nghiệp lớn chia sẻ, họ không thể kiểm soát hết lượng sản phẩm được cung cấp khi mỗi ngày có hàng nghìn đơn hàng được xử lý

Thực tế có rất nhiều nỗi lo khi quản lý hàng tồn kho một cách thủ công, vừa tốn thời gian hiệu quả mang lại không cao. Trong thời buổi nền kinh tế phát triển, khoa học kỹ thuật dần thay thế sức người, những cửa hàng “trung thành” với cách làm truyền thống sẽ nhanh chóng bị đào thải. Chình vì vậy phần mềm quản lý hàng tồn kho là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp.

Đâu là giải pháp theo dõi tồn kho cho doanh nghiệp của bạn?

Khi doanh nghiệp sở hữu phần mềm quản lý hàng tồn kho, họ sẽ khắc phục được mọi nhược điểm ở trên trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên làm cách nào để lựa chọn được một phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả giữa vô vàn thông tin được cung cấp trên thị trường cũng không hề dễ dàng.  Sức mạnh thực sự của 1 ứng dụng là nó cung cấp cái nhìn trực quan vào tình hình sử dụng tồn kho dễ dàng và sâu sắc ra sao.

Một phần mềm tốt phải đảm bảo các tiêu chí cơ bản như:

ü  Dễ sử dụng: Hầu hết nhân viên bán hàng hay thậm chí là chủ quản lý đều ít được tiếp xúc với công nghệ thông tin thế nên việc sử dụng một phần mềm là điều khá khó khăn. Vì vậy tiêu chí đầu tiên cần xem xét là tính đơn giản của phần mềm để những người không biết nhiều về công nghệ thông tin vẫn sử dụng được dễ dàng.  

ü  Đáp ứng được toàn bộ quy trình nghiệp vụ của cửa hàng: Kiểm tra xem phần mềm có phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn không, từ việc xuất nhập kho đến chức năng kiểm kê, định lượng, báo cáo, tổng hợp.

ü  Báo cáo phản ánh đầy đủ tình hình hàng trong kho

ü  Giá thành phần mềm hợp lý: Ở đây tôi không khuyên bạn tìm những nơi bán “cực rẻ” bởi thực tế “tiền nào của ấy”, bạn không thể có được phần mềm tốt nếu như nó “free”.

Vậy làm cách nào để lựa chọn được nhà cung cấp tốt:

ü  Tham khảo ý kiến: Thảm khảo ý kiến của những người đã từng sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho, bắt đầu từ người thân, bạn bè sau đó là trên các diễn đàn. Ngoài ra hãy lựa chọn những đơn vị uy tín, có nhiều người sử dụng như Bluesofts., jsc bởi thương hiệu luôn là yếu tố đảm bảo sự an toàn cho bạn

ü  Dùng thử trải nghiệm các tính năng phần mềm quản lý hàng tồn kho

ü  Trao đổi với nhân viên chăm sóc

Qua những vấn mà chúng tôi nêu trên, chúng tôi xin giới thiệu cho các bạn Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu trên. BS Silver là phần mềm quản lý kho phù hợp với mọi doanh nghiệp, có chế độ phân quyền cao, cho phép quản lý theo mô hình công ty mẹ, công ty con. Hỗ trợ tất cả các loại báo cáo mà khách hàng cần thiết, ví dụ như thẻ kho, chi tiết nhập xuất, tổng hợp theo nhiều điều kiện, các báo cáo về biểu đồ và nhiều loại báo cáo khác nhau

Tích hợp phần mềm quản lý hàng tồn kho là điều tiên quyết để các doanh nghiệp Việt đứng vững trong thị trường khi có quá nhiều đơn vị nước ngoài tham gia. Hy vọng sau bài viết này bạn sẽ tìm được hướng đi mới để phát triển kế hoạch kinh doanh trong tương lai.

NGUỒN SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA