Tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho

Hầu hết mọi người đều rất sợ từ “tồn kho”. Bởi vì hàng hóa trong kho là rất nhiều nên nếu không biết cách quản lý khoa học thì rất dễ gặp phải những sai lầm. Dịp cuối năm này cũng là dịp các doanh nghiệp xả hàng tồn kho và đưa ra các chương trình khuyến mãi hấp dẫn. Và đây cũng chính là thách thức cho doanh nghiệp về vấn đề quản lý kho hàng sao cho hiệu quả. Bạn đã quản lý kho hàng đúng cách? Nếu chưa thì hãy tham khảo bài viết dưới đây của Bizweb để biết cách quản lý hàng tồn kho hợp lý.

Tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho

Hàng trong kho cũng giống như dòng tiền. Nếu bạn không biết cách luân chuyển, biến hàng thành tiền và ngược lại thì điều này có thể khiến việc kinh doanh của bạn trở nên trì trệ. Đó chính là lý do vì sao việc quản lý kho hàng tốt lại là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc phát triển của một doanh nghiệp.

Quản lý tốt hàng tồn kho sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí

Tránh hư hỏng: Những sản phẩm có ngày hết hạn như thực phẩm hay mỹ phẩm sẽ rất dễ bị hư hỏng nếu bạn không bán trong thời hạn. Quản lý hàng tồn kho chặt chẽ theo lô-date sẽ  giúp bạn kiểm soát được hạn sử dụng của hàng hóa, từ đó biết được những sản phẩm nào cần luân chuyển nhanh để tránh những sự hư hỏng không cần thiết.

Tránh ế hàng: Hàng ế là hàng không thể bán ra thị trường, không phải vì nó hết hạn mà có thể nó đã hết mùa, lỗi mốt hay lỗi thời. Nếu quản lý hàng tồn kho tốt thì bạn sẽ hạn chế tối đa việc ế hàng thậm chí hoàn toàn tránh được việc này.

Tiết kiệm chi phí lưu kho: Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Khi bạn lưu kho quá nhiều sản phẩm hay hàng hóa của bạn cồng kềnh thì chi phí sẽ tăng lên. Vì vậy, nếu biết tính toán lượng hàng nhập vào thì bạn sẽ tiết kiệm đáng kể khoản tiền này.

Quản lý hàng tồn kho hợp lý giúp cải thiện dòng tiền mặt

Việc quản lý hàng tồn kho không chỉ giúp bạn tiết kiệm tiền mà nó còn cải thiện dòng chảy tiền mặt. Luôn nhớ rằng, bạn phải dùng tiền để mua hàng hóa và bán hàng hóa để thu lại tiền mặt. Tuy nhiên, hàng hóa sẽ không thể biến thành tiền nếu nó cứ nằm ở trong kho.

Đó chính là lý do tại sao quản lý hàng hóa lại tác động đến dòng tiền. Yếu tố đầu tiên bị ảnh hưởng đó chính là doanh số bán hàng (bạn cần phải bán bao nhiêu sản phẩm) và tiếp theo là chi phí (bạn cần mua bao nhiêu sản phẩm). Cả hai yếu tố này đều là hai yếu tố quyết định đến số tiền mặt mà bạn có trong tay. Nếu bạn quản lý hàng tồn kho tốt thì cũng đồng nghĩa với việc bạn quản lý dòng tiền tốt.

Khi bạn có một hệ thống kiểm kê hàng hóa chuẩn, bạn sẽ biết chính xác mình đang có bao nhiêu sản phẩm, và dựa trên doanh số bán hàng thì bạn có để đưa ra quyết định nhập thêm hàng khi gần hết. Điều này không chỉ đảm bảo bạn không bị mất doanh số bán hàng do bị thiếu hàng mà còn có thể lập kế hoạch cho việc mua thêm hàng hóa, từ đó giữ cho dòng tiền mặt không bị thiếu hụt.

Kỹ năng quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một công việc đòi hỏi sự linh hoạt trong kinh doanh. Việc quản lý như thế nào cho tối ưu là khác nhau đối với các doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, điểm chung đó là các doanh nghiệp đều phải cố gắng hạn chế tối đa thất thoát gây ra bởi con người. Điều này có nghĩa, việc quản lý bán hàng bằng phần mềm là một cách quản lý rất hiệu quả. Qua những vấn đề mà chúng tôi nêu trên, chúng tôi xin giới thiệu tới các bạn Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu trên. BS Silver là phần mềm quản lý kho phù hợp với mọi doanh nghiệp, có chế độ phân quyền cao, cho phép quản lý theo mô hình công ty mẹ, công ty con. Hỗ trợ tất cả các loại báo cáo mà khách hàng cần thiết, ví dụ như thẻ kho, chi tiết nhập xuất, tổng hợp theo nhiều điều kiện, các báo cáo về biểu đồ và nhiều loại báo cáo khác nhau

Tích hợp phần mềm quản lý hàng tồn kho là điều tiên quyết để các doanh nghiệp Việt đứng vững trong thị trường khi có quá nhiều đơn vị nước ngoài tham gia. Hy vọng sau bài viết này bạn sẽ tìm được hướng đi mới để phát triển kế hoạch kinh doanh trong tương lai.

NGUỒN SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA

Tại sao doanh nghiệp của bạn cần sở hữu phần mềm quản lý hàng tồn kho?

Tại sao doanh nghiệp của bạn cần sở hữu phần mềm quản lý hàng tồn kho?

Vấn đề hàng tồn kho luôn là nỗi đau đầu của các doanh nghiệp Việt. Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, do đó cần có cách thức quản lý phù hợp. Hiện nay rất nhiều đơn vị, đặc biệt là những cửa hàng, đại lý nhỏ lẻ truyền thống chỉ áp dụng cách thức quản lý thủ công với nhiều thao tác phức tạp vừa tốn thời gian vừa không mang đến hiệu quả cao dẫn đến việc không thể kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập xuất kho. Khi công nghệ phát triển cùng xu hướng cạnh tranh trên thị trường ngày càng cao, việc áp dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho là yếu tố tiên quyết nếu doanh nghiệp muốn đứng vững, không bị đối thủ vượt mặt. Vậy lựa chọn phần mềm nào là hợp lý? Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho mang lại lợi ích gì? Trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn.

Những vấn đề chính trong quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất…  Nếu hàng tồn kho quá ít, không đủ cung thì doanh số bán hàng sẽ giảm, khách hàng sẽ không đủ kiên nhẫn để chờ đợi dẫn đến việc họ tìm đến đối thủ. Tuy nhiên nếu số lượng trên quá lớn thì càng tồi tệ bởi ngoài việc hàng hóa dự trữ lâu sẽ hư hỏng, hao hụt thì chi phí tồn trữ, bảo vệ lại càng lớn hơn. Bên cạnh đó việc quản lý hàng tồn kho theo hình thức thủ công mang lại khá nhiều phiền toái như:

– Không thể tính toán chính xác số lượng hàng tồn kho, đặc biệt với doanh nghiệp kinh doanh theo chuỗi, có quá nhiều cơ sở khác nhau

– Không kiểm tra chính xác được thời gian sử dụng của sản phẩm. Trên thực tế rất nhiều hàng hóa quá hạn sử dụng được cất giữ lâu ngày mà chủ cửa hàng không biết.

Mô hình quản lý hàng tồn kho

Quản lý nhiều loại hàng khác nhau trong cùng một địa điểm không dễ dàng. Tại Việt Nam hầu hết các đại lý, cửa hàng đều kinh doanh nhiều sản phẩm cùng một lúc dẫn đến tình trạng không nắm rõ thông tin sản phẩm.

Bên cạnh đó là nỗi lo về sự trung thực của nhân viên trong quá trình bán hàng. Nhiều doanh nghiệp lớn chia sẻ, họ không thể kiểm soát hết lượng sản phẩm được cung cấp khi mỗi ngày có hàng nghìn đơn hàng được xử lý

Thực tế có rất nhiều nỗi lo khi quản lý hàng tồn kho một cách thủ công, vừa tốn thời gian hiệu quả mang lại không cao. Trong thời buổi nền kinh tế phát triển, khoa học kỹ thuật dần thay thế sức người, những cửa hàng “trung thành” với cách làm truyền thống sẽ nhanh chóng bị đào thải. Chình vì vậy phần mềm quản lý hàng tồn kho là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp.

Đâu là giải pháp theo dõi tồn kho cho doanh nghiệp của bạn?

Khi doanh nghiệp sở hữu phần mềm quản lý hàng tồn kho, họ sẽ khắc phục được mọi nhược điểm ở trên trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên làm cách nào để lựa chọn được một phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả giữa vô vàn thông tin được cung cấp trên thị trường cũng không hề dễ dàng.  Sức mạnh thực sự của 1 ứng dụng là nó cung cấp cái nhìn trực quan vào tình hình sử dụng tồn kho dễ dàng và sâu sắc ra sao.

Một phần mềm tốt phải đảm bảo các tiêu chí cơ bản như:

ü  Dễ sử dụng: Hầu hết nhân viên bán hàng hay thậm chí là chủ quản lý đều ít được tiếp xúc với công nghệ thông tin thế nên việc sử dụng một phần mềm là điều khá khó khăn. Vì vậy tiêu chí đầu tiên cần xem xét là tính đơn giản của phần mềm để những người không biết nhiều về công nghệ thông tin vẫn sử dụng được dễ dàng.  

ü  Đáp ứng được toàn bộ quy trình nghiệp vụ của cửa hàng: Kiểm tra xem phần mềm có phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn không, từ việc xuất nhập kho đến chức năng kiểm kê, định lượng, báo cáo, tổng hợp.

ü  Báo cáo phản ánh đầy đủ tình hình hàng trong kho

ü  Giá thành phần mềm hợp lý: Ở đây tôi không khuyên bạn tìm những nơi bán “cực rẻ” bởi thực tế “tiền nào của ấy”, bạn không thể có được phần mềm tốt nếu như nó “free”.

Vậy làm cách nào để lựa chọn được nhà cung cấp tốt:

ü  Tham khảo ý kiến: Thảm khảo ý kiến của những người đã từng sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho, bắt đầu từ người thân, bạn bè sau đó là trên các diễn đàn. Ngoài ra hãy lựa chọn những đơn vị uy tín, có nhiều người sử dụng như Bluesofts., jsc bởi thương hiệu luôn là yếu tố đảm bảo sự an toàn cho bạn

ü  Dùng thử trải nghiệm các tính năng phần mềm quản lý hàng tồn kho

ü  Trao đổi với nhân viên chăm sóc

Qua những vấn mà chúng tôi nêu trên, chúng tôi xin giới thiệu cho các bạn Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu trên. BS Silver là phần mềm quản lý kho phù hợp với mọi doanh nghiệp, có chế độ phân quyền cao, cho phép quản lý theo mô hình công ty mẹ, công ty con. Hỗ trợ tất cả các loại báo cáo mà khách hàng cần thiết, ví dụ như thẻ kho, chi tiết nhập xuất, tổng hợp theo nhiều điều kiện, các báo cáo về biểu đồ và nhiều loại báo cáo khác nhau

Tích hợp phần mềm quản lý hàng tồn kho là điều tiên quyết để các doanh nghiệp Việt đứng vững trong thị trường khi có quá nhiều đơn vị nước ngoài tham gia. Hy vọng sau bài viết này bạn sẽ tìm được hướng đi mới để phát triển kế hoạch kinh doanh trong tương lai.

NGUỒN SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA

Những lợi ích của việc quản lý tồn kho hiệu quả

Ai cũng biết rằng việc quản lý kho hiệu quả đem lại cho cửa hàng, doanh nghiệp của bạn rất nhiều lợi ích, nhưng câu hỏi đặt ra là làm thế nào để làm được điều đó? Nhiều doanh nghiệp chọn phương pháp kiểm kê định kỳ thủ công. Đây là phương pháp truyền thống đòi hỏi doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian và công sức. Một số khác áp dụng các phần mềm quản lý kho, đây là một giải pháp hữu hiệu cho các cửa hàng, doanh nghiệp vì phần mềm bản chất là một công cụ, một phương tiện giúp con người thực hiện việc quản lý một cách nhanh chóng, dễ dàng, hiệu quả hơn.

 

Quản lý tốt hàng tồn kho chính là một trong những nhân tố quan trọng làm nên thành công của bất cứ doanh nghiệp nào. Dưới đây là 8 lợi ích của việc quản lý tồn kho hiệu quả mang lại cho bạn:

1. Cân bằng lượng hàng tồn kho: Quản lý tốt số lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn biết chính xác lượng hàng mà bạn cần, tránh việc để lượng hàng quá ít hoặc quá nhiều so với yêu cầu thực tế.

2. Quay vòng tồn kho: Nắm được lượng hàng tồn kho, bạn có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng hỏng / quá hạn sử dụng hoặc đọng vốn quá lâu.

3. Giữ chân khách hàng: Bạn muốn khách hàng sẽ tiếp tục quay lại cửa hàng, doanh nghiệp của bạn? Hãy giữ chân khách hàng bằng cách luôn đáp ứng các sản phẩm mà khách hàng cần. Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng’, khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ muốn khi đến với bạn.

4. Lập kế hoạch chính xác: Quản lý tốt lịch sử tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn.

5. Đặt hàng: Khi có thể quản lý chính xác lượng hàng tồn kho hiện tại, bạn có thể đưa ra quyết định đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Sử dụng các phần mềm với chức năng quản lý tồn kho giúp bạn nhanh chóng hoàn thành quy trình đặt hàng. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm, và thêm thông tin về số lượng hàng muốn nhập là có thể tiến hành tạo đơn đặt hàng và hóa đơn 1 cách nhanh chóng.

6.Theo dõi tồn kho: Nếu cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh, việc quản lý tồn kho càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi bạn cần cân đối hàng hóa giữa các chi nhánh, sắp xếp số lượng hàng hóa phù hợp với từng địa điểm, tại từng thời điểm khác nhau, căn cứ trên nhu cầu thực tế của khách hàng.

 

7. Tiết kiệm thời gian: Quản lý tồn kho trên hệ thống là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa và đặt hàng trên hệ thống, bạn không cần phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng hóa, tiết kiệm cho bạn nhiêu thời gian quý giá và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán.

8. Tiết kiệm chi phí: Căn cứ trên các số liệu tồn kho, bạn có thể biết chính xác những mặt hàng nào bán chậm, gây nguy cơ quá hạn tồn đọng vốn. Bằng việc điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa này đưa hàng hóa này ra khỏi danh sách của bạn, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn.

Qua những lợi ích mà chúng tôi nêu trên, chúng tôi xin giới thiệu cho các bạn một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, đáp ứng tất cả các yêu cầu trên. Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver là phần mềm quản lý kho phù hợp với mọi doanh nghiệp, có chế độ phân quyền cao, cho phép quản lý theo mô hình công ty mẹ, công ty con. Hỗ trợ tất cả các loại báo cáo mà khách hàng cần thiết, ví dụ như thẻ kho, chi tiết nhập xuất, tổng hợp theo nhiều điều kiện, các báo cáo về biểu đồ và nhiều loại báo cáo khác nhau.

 

Để tải bản dùng thử và tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm các bạn truy cập link sau:Link phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver

 NGUỒN SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA

Một vài kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho

Một vài kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một công việc không phải dễ dàng. Dưới đây chúng tôi xin giúp bạn một vài kinh nghiệm hay về quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. 

Kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho khoa học, hiệu quả

Muốn quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì các doanh nghiệp phải biết kết hợp nhiều cách thức với nhau, làm sao cho việc quản lý hàng tồn kho đảm bảo và thuận tiện nhất theo các yêu cầu sau: 

Thứ nhất: Phân loại hàng hóa theo nhóm hàng cho phù hợp, dễ tìm kiếm, nhìn đếm, dễ xếp dỡ. Phải theo dõi chặt chẽ ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng,…). Có thể đánh dấu và phân loại, sắp xếp thật gòn hàng để dễ dàng tìm thấy khi cần thiết. Nên áp dụng nguyên tắc quản lý chất lượng 5S của người Nhật (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Sẵn sàng – Sẵn sàng).

- Trong khâu bảo quản dự trữ:  phải luôn đảm bảo kho, bến bãi tốt, thực hiện đúng chế độ bảo quản. Xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Khi hàng tồn kho vượt quá định mức tối đa, tối thiểu thì phải có cảnh báo kịp thời để điều chỉnh cho hợp lý không bị ngưng đọng hàng hóa trong kho hay "cháy" hàng trong kho. 

- Trong khâu thu mua: một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng,…Đồng thời phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng hóa có ngày hết hạn cần cẩn trọng trong khâu đặt hàng, phải có những nguyên tắc rõ ràng tránh tình trạng để hàng tồn kho đến hết date. 

- Trong khâu sử dụng:  thường xuyên theo dõi quá trình sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện, tốc độ tiêu thụ hàng hóa. Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Thứ hai: việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật cuả từng sản phẩm, từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho.

Thứ ba: Có được cho công ty mình một phần mềm quản lý kho phù hợp, chuyên nghiệp hiệu quả. Điều này chẳng những sẽ giúp cho công ty của bạn tiết kiệm thời gian, chi phí, sức lực, mà còn đem lại một lợi ích to lớn và lâu dài cho công ty của bạn. Vì bản chất việc quản lý một doanh nghiệp chính là quản lý tốt nguồn nhân lực và nguồn vật lực hiệu quả.

Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver là phần mềm quản lý kho phù hợp với mọi doanh nghiệp, có chế độ phân quyền cao, cho phép quản lý theo mô hình công ty mẹ, công ty con. Hỗ trợ tất cả các loại báo cáo mà khách hàng cần thiết, ví dụ như thẻ kho, chi tiết nhập xuất, tổng hợp theo nhiều điều kiện, các báo cáo về biểu đồ và nhiều loại báo cáo khác nhau.

Để tải bản dùng thử và tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm các bạn truy cập link sau:Link phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thêm kiến thức để phục vụ công việc quản lý kho của mình.

 NGUỒN SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA