5 bản kế hoạch cần có để quản lý kho hàng hiệu quả

Một trong những khó khăn khiến các nhà bán lẻ ngành thời trang đau đầu đó là quản lý kho hàng. Quản lý kho hàng thời trang khác với các ngành khác ở chỗ thời trang thay đổi theo xu hướng, theo mùa và theo năm; trong khi mặt hàng của các ngành khác luôn duy trì mức cầu ổn định và thống nhất. Vì vậy, các nhà bán lẻ thời trang phải lên kế hoạch chiến lược và chi tiết khi nào và mặt hàng nào cần bày trong cửa hàng vào mùa cao điểm và tránh những thời điểm ế ẩm trong năm.

Sự thành công của bạn phụ thuộc vào việc quản lý kho hàng thông minh và hiệu quả trong suốt một năm. Vì vậy 5 bước sau đây sẽ giúp bạn định hướng rõ ràng hơn trong việc quản lý kho hàng, khiến công việc đó trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn:

1. Lên kế hoạch bán hàng

Tại sao bạn lại cần lên kế hoạch bán hàng đầu tiên trước khi lên kế hoạch cho các hạng mục khác? Với bản kế hoạch bán hàng, bạn có thể dự tính được bạn cần đặt và trữ bao nhiêu và khi nào để tối ưu hóa kho hàng của bạn. Trước khi lên kế hoạch bán hàng cho năm nay, bạn nên tìm hiểu và xem lại hoạt động bán hàng của những năm trước đây. Nó sẽ giúp bạn xác định rõ được những yếu tố nào sẽ tác động đến hoạt động bán hàng của bạn: thời tiết, hết hàng trong kho, vv… Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý đến các hoạt động thường niên như giảm giá, kỷ niệm và các ngày lễ. Từ đó bạn sẽ rút ra được kế hoạch và mục tiêu bán hàng cho năm nay.

Đối với bản kế hoạch bán hàng thời trang, bạn cần phải xác định theo từng mục mặt hàng, theo tháng và có khi còn theo tuần (đối với mùa bán hàng cao điểm). Nếu bạn có nhiều cửa hàng, bạn nên xem xét kỹ từng cửa hàng vì vị trí của cửa hàng có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hàng và mặt hàng tại cửa hàng đó. Đặc biệt, nếu bạn là một doanh nghiệp đa quốc gia có cửa hàng tại nhiều nước trên thế giới, việc tìm hiểu thị hiếu, khí hậu và thời điểm bán hàng là rất quan trọng để xuất những mặt hàng phù hợp đến những cửa hàng đó.

2. Lên kế hoạch cho hàng dự phòng

Một khi bạn hoàn thành bản kế hoạch bán hàng, tiếp theo bạn nên bắt đầu lên kế hoạch cho hàng dự phòng trong kho. Điều đầu tiên bạn nên hỏi chính bản thân mình khi lên bản kế hoạch này là “Bạn cần bao nhiêu hàng mỗi cuối tháng để tiếp tục hoạt động bán hàng cho tháng sau; cũng như duy trì khả năng bày trí trong cửa hàng?” Điều này sẽ dễ dàng hơn nếu có trong tay bản kế hoạch bán hàng chi tiết.

Bạn cũng nên lưu ý rằng khi dự trù hàng hóa cần có trong kho, bạn nên tính dư ra chút để đảm bảo kho hàng của bạn luôn ở mức an toàn, phòng những trường hợp không ngờ đến như tăng sale đột ngột hoặc giao hàng trễ. Một trong những rủi ro của việc dự trù hàng dự phòng quá xa chính là bạn dễ rơi vào tình trạng số lượng hàng trữ quá nhiều. Vì vậy, để tránh tính trạng này xảy ra bạn nên xem xét lại kế hoạch của mình hàng tháng.

3. Lên kế hoạch cho chương trình giảm giá

Tại sao lại là chương trình giảm giá? Những đợt giảm giá là những lúc doanh thu cửa hàng của bạn tăng mạnh, nếu bạn không lên kế hoạch trước những đợt giảm giá thì khả năng thiếu hàng sẽ dễ xảy ra. Có hai lý do để bạn giảm giá: một là theo chương trình khuyến mãi nhằm thúc đẩy doanh thu vào những mùa cao điểm và hai là để dọn hàng hay xả hàng đẩy những mặt hàng có thể không bán được vào mùa tiếp theo, vì thời trang thay đổi theo mùa. Bạn sẽ không thể bán đồ mùa đông vào mùa hè được nữa, và đợi đến năm sau thì kiểu dáng và mẫu mã có thể đã lỗi thời rồi.

4. Lên kế hoạch cho xuyên suốt cả năm

Bạn nên phân ra bản kế hoạch trước mùa và trong mùa. Thời trang thường được hoạch định sẵn, bạn đang bán hàng mùa hè thì đã biết được mùa xuân năm sau có những trang phục gì sẽ được bày bán. Điều quan trọng là phải luôn theo dõi thị hiếu của người mua để xuất nhập hàng phù hợp vào mùa xuân năm sau từ màu sắc đến kiểu dáng.

Không chỉ dừng tại đó, bạn còn phải lên kế hoạch trong mùa, và nó còn quan trọng hơn cả bản trước mùa. Tại sao? Đơn giản là những trang phục mà bạn dự tính bán trước khi mùa đến có thể sẽ khác với tình trạng bán hàng trong mùa. Mỗi tuần trôi qua và xu hướng bán hàng bắt đầu hình thành và phát triển, bạn phải luôn theo dõi và điều chỉnh kế hoạch hàng trong kho và kế hoạch bán hàng sao cho phù hợp với thời điểm hiện tại.

Mỗi lần bạn đặt lại một mặt hàng hay tạo một đơn đặt hàng mới cho cửa hàng, bạn đều phải cập nhật vào bản kế hoạch của mình. Nếu bạn không theo dõi sát sao và cẩn thận với những đơn đặt hàng mà bạn đang thực hiện, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng hàng tồn trong kho nhiều hơn so với dự tính vào cuối mùa. Đây cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ bán chúng với giá thấp khi kết thúc mùa và thất thoát doanh thu cho mùa đó.

5. Giảm giá đúng lúc đúng mặt hàng

Nếu tình trạng doanh thu của bạn đang tụt lại phía sau so với dự định trong bản kế hoạch, bạn nghĩ rằng mình sẽ bù lại doanh cho cho tháng này vào mùa sau. Tuy nhiên, bạn nên biết rằng một khi doanh thu bị tụt lại thì hàng trong kho cũng bắt đầu chất lên nhiều. Đây là một dấu hiệu không tốt cho việc quản lý kho hàng và sẽ dễ dẫn đến việc bạn bán với giá thấp hơn nhiều vào cuối mùa.

Khi bạn thấy dấu hiệu bán hàng không được khả quan, bạn nên bắt đầu giảm giá những sản phẩm bán yếu nhất trong một hạng mục. nếu bạn giảm giá khoảng 25% giá ban đầu tại thời điểm phát hiện thấy tình trạng doanh thu thấp, bạn có thể sẽ bán được món hàng yếu đó ngay. Nếu bạn chờ đợi, bạn sẽ có thể phải bán món hàng đó vào những đợt dọn hàng và xả hàng cuối mùa. Tại thời điểm đó, bạn sẽ phải giảm từ 50%-70% giá trị của sản phẩm.

Quản lý kho hàng hiệu quả và thông minh là một công việc khó khăn cho các nhà quản lý. Chính vì vậy, bài viết này sẽ giúp bạn định hướng những gì cần hoạch định có chiến lược và rõ rang để giúp bạn tăng doanh thu cho các cửa hàng bán lẻ của mình. Mỗi bản kế hoạch đều được kết nối với nhau, hỗ trợ cho nhau trong cả quy trình kinh doanh, đặc biệt là kho hàng, để tạo nên thành công cho bạn.

Tuy nhiên, một số nhà bán lẻ cho rằng họ muốn lên bản kế hoạch rõ ràng như trên nhưng chúng lại tốn rất nhiều thời gian và nhân lực. Đặc biệt là thông tin để làm báo cáo và kế hoạch nằm rải rác tại rất nhiều nơi, nếu muốn gom lại một nơi và lập ra bản kế hoạch hoàn chỉnh thì có lẽ là lúc mùa đã qua. Hiện nay có rất nhiều phần mềm giúp nhà bán lẻ quản lý kho hàng hiệu quả và thông minh hơn, thông tin xuất nhập kho, xuất báo cáo và tình trạng kho hàng luôn được cập nhật với dữ liệu nhanh đầy đủ và chính xác nhất. Một trong số đó ta có thể kể tới Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver với các tính năng vượt trội như cho phép quản lý nhiều hàng hóa, vật tư với nhiều kho.Kiểm soát sự biến động về số lượng và giá trị nhập, xuất của từng mặt hàng, từng kho, bộ phận, vụ việc, khách hàng, nhà cung cấp... Phần mềm cung cấp đầy đủ các sổ sách quản lý hàng hóa như các sổ tổng hợp, thẻ kho, phiếu nhập, xuất theo mẫu chuẩn của Bộ tài chính. Ngoài ra phần mềm cung cấp phong phú các dạng biểu đồ giúp cho nhà quản lý nắm bắt nhanh sự biến động về nhập xuất theo các mục đích sử dụng. Với những lợi ích mà phần mềm quản lý kho mang lại như trên mình tin các bạn sẽ lựa chọn được phần mềm quản lý kho phù hợp, áp dụng một cách hiệu quả nhất cho công tác quản lý kho tại doanh nghiệp của mình.

NGUỒN SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA