Quản lý hàng hóa tránh thất thoát

Thất thoát, mất hàng hóa luôn là vấn đề đau đầu nhất của các nhà quản lý. “Làm thế nào tránh mất mát về hàng hóa?”. Đến thời điểm hiện tại, đó vẫn là 1 dấu hỏi khá lớn mà chưa có lời giải đáp hoàn thiện. Sau đây dựa trên những tham khảo và học hỏi từ các anh chị đi trước, mình xin chia sẻ một vài kinh nghiệm cơ bản  với mong muốn góp phần giảm bớt gánh nặng mà các nhà quản lý đang gặp phải . Để tránh bị mất mát thì chúng ta có thể chia làm 2 nhóm các nguyên nhân chính: Nguyên nhân bên trong Và nguyên bên ngoài Nhóm nguyên nhân bên trong gồm: - Quy trình quản lý kho hàng và cách phân cấp phân quyền chưa rõ ràng từ đó dẫn đến việc + Kiểm kê hàng hóa không chính xác + Dán mã hàng hóa nhầm hàng đó là việc mang tem của mặt hàng này dán nhầm sang tem của mặt hàng khác + Trưng bày lộn xộn khi tìm kiếm hàng hóa trở nên rất khó khăn + Lơ là trong khâu kiểm soát dẫn đến chính nội bộ làm thất thoát + Mất hàng do chính sách khuyến mại và thẻ của khách hàng bị nhân viên tận dụng xử lý. Ví dụ một khách lẻ đến nhưng nhân viên khai báo là khách VIP để giảm giá đút tiền vào túi cá nhân. + Mất cắp do nhân viên nhận tiền của khách nhưng lại không nộp lại Nhóm nguyên nhân bên ngoài chủ yếu xảy ra tại hệ thống các cửa hàng hay siêu thị:  - Mất cắp bởi những khách hàng vào quầy ( Đối với những mặt hàng nhỏ dể bỏ túi khách hàng thường lấy luôn mà không qua quầy tính tiền.) -  Đối với hàng thực phẩm ăn liền có thể mất cắp do chính khách hàng sử dụng tại chỗ trong siêu thị -  Khách hàng sử dụng thủ thuật bóc tem của mặt hàng rẻ tiền dán lên mặt hàng đắt tiền để nhân viên tính tiền bị sai Nhìn vào danh sách các nguyên nhân chúng ta thấy có đến 70% là mất mát do nguyên nhân bên trong điều đó có nghĩa là chúng ta hoàn toàn có thể khắc phục được nếu bài toán quản lý nội bộ được xây dựng một cách khoa học.  Vậy làm thế nào để có thể tránh được những mất mát và thất thoát khi quản lý hàng hóa của một doanh nghiệp, một siêu thị hoặc một cửa hàng hay đơn thuần là một tiệm tạp hóa? Chúng ta hãy nhìn vào những nhóm nguyên nhân phía trên và bắt đầu đi xử lý từng nguyên nhân một: Làm thế nào để kiểm kho hiệu quả và chính xác? Đây là nguyên nhân mà các hàng hóa được để một cách lộn xộn mất kiểm soát ngay từ ban đầu theo thời gian số lượng hàng hóa bắt đầu tăng lên việc nhập hàng mới và hàng cũ được xếp lộn vào nhau. Mặt hàng thì không khai báo mã vạch , khi có tiến hành kiểm kho cũng vô cùng khó. Để tránh được nguyên nhân kiểm kho không chính xác thì ngay từ khi thành lập các kho chứa hàng hóa tại doanh nghiệp, siêu thị hoặc cửa hàng phải phân kệ phân khu rõ ràng quy định rõ nơi nào để hàng gì trên nguyên tắc dể thấy, dể tìm và dể kiểm tra.  Đối với những siêu thị hoặc doanh nghiệp mà hiện nay đang hoạt động và gặp phải tình trạng lộn xộn trên cần phải làm những bước sau đây: Bước 1: Tạo thêm một kho tạm để kiểm hàng có nghĩa là sẽ cho tất cả hàng hóa vào kho tạm này chỉ để lại những mặt hàng đã bày trên kệ đúng số lượng và đúng vị trí. Bước 2: Tiến hành kiểm hàng ở kho tạm và dán mã thông qua việc sử dụng phần mềm để quản lý, mặt hàng nào được dán mã và kiểm thì sẽ chuyển ra trưng bày đúng vị trí.  Bước 3: Đẩy số liệu vào phần mềm và lên báo cáo chốt tồn theo thời điểm Nếu bạn làm được điều này thì siêu thị hoặc cửa hàng của bạn vẫn hoạt động bình thường trong khi kiểm kho vì tất cả hoạt động kiểm kho đều được làm phía trong của kho tạm không liên quan đến bên ngoài. Như vậy sẽ không làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của bạn Làm thế nào để tránh mất hàng bởi khách hàng đối với các hệ thống cửa hàng, siêu thị ? Sau khi các sản phẩm đã được đánh mã và dán mã vạch cẩn thận để tránh tình trạng khách hàng bóc mã giá rẻ dán sang mã giá đặt. Tiếp đến các bạn nên lắp đặt hệ thống camera theo dõi số lượng không cần nhiều các vị trí nhất thiết phải lắp đó là : Quầy thu ngân ( Theo dõi cả thu ngân và khách hàng với tình trạng mang hàng không thanh toán hoặc thanh toán mà không vào phần mềm) Các nơi có trưng bày những mặt hàng nhỏ dể bỏ túi ( Cách tốt nhất là những mặt hàng kiểu này cần để gần quầy thu gân Trang bị thêm tem an ninh chống trộm dán lên những mặt hàng có giá trị lớn để khi khách hàng có ý định mang hàng ra mà chưa được thanh toán và khử từ trên tem an ninh chống trộm thì hệ thống báo động sẽ phát huy tác dụng Kết luận : Để bạn có thể kiểm soát hàng hóa tốt và chính xác bạn cần phải làm các việc sau     - Xây dựng quy trình quản lý kho chặt chẽ phân công công việc rõ ràng có ký bàn giao    - Lựa chọn một phần mềm quản lý kho hàng phù hợp. Ví dụ Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver. Phần mềm cho phép quản lý nhiều hàng hóa, vật tư với nhiều kho.Kiểm soát sự biến động về số lượng và giá trị nhập, xuất của từng mặt hàng, từng kho, bộ phận, vụ việc, khách hàng, nhà cung cấp...            Phần mềm thực hiện theo chuẩn mực kế toán, tương thích hoàn toàn với phần mềm kế toán của BLUESOFTS, ứng dụng nhiều phương pháp tính giá xuất kho phổ biến như: Bình quân liên hoàn, FIFO(nhập trước, xuất trước), LIFO (Nhập sau, xuất trước) và phương pháp thực tế đích danh.            Phần mềm cung cấp đầy đủ các sổ sách quản lý hàng hóa như các sổ tổng hợp, thẻ kho, phiếu nhập, xuất theo mẫu chuẩn của Bộ tài chính. Ngoài ra phần mềm cung cấp phong phú các dạng biểu đồ giúp cho nhà quản lý nắm bắt nhanh sự biến động về nhập xuất theo các mục đích sử dụng.           Phần mềm cho phép chạy qua mạng LAN và Internet, vì vậy nhiều người (có thể hàng trăm người) có thể cùng kết nối chung vào CSDL để làm việc. Phần mềm quản trị người dùng chặt chẽ nhờ cơ chế phân quyền chi tiết theo từng nhóm người truy cập.     - Trang bị đầu đọc mã vạch và máy in mã vạch và thiết bị kiểm kho     - Lắp đặt camera và hệ thống an ninh chống chộm Chúc các bạn có một phương pháp quản lý hàng hóa thật tốt để tránh những mất mát gây thiệt hại cho doanh nghiệp

 NGUỒN SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA